Vergaderingen en overlegmomentjes, vaak tijdrovend, maar zónder kunnen we niet in het bedrijfsleven. Laten we er dan in elk geval voor zorgen dat we efficiënt vergaderen en onze tijd goed benutten. Wij hebben een aantal tips voor je op een rijtje gezet.
Tip 1: Goede voorbereiding, halve werk
Niemand vergadert om het vergaderen, je spreekt af met een bepaald doel. Zorg ervoor dat het vergaderdoel vooraf duidelijk is en koppel er onderwerpen aan vast. Tenslotte zonde van je tijd als je dit tijdens de vergadering nog moet bepalen. Vergeet niet de genodigden op de hoogte te stellen van het doel en de onderwerpen. En vraagt de vergadering om een voorbereiding vanuit de deelnemers? Vraag dit dan expliciet en wees duidelijk over de wederzijdse verwachtingen. Een goede voorbereiding is echt het halve werk.
Tip 2: Zorg voor structuur
Het klinkt heel logisch, maar het ontbreken van structuur is vaak boosdoener bij vergaderingen die uitlopen en ongestructureerd verlopen. Het is beste om van tevoren een duidelijke agenda op te stellen met een tijdsindeling per agendapunt. Heb je meer tijd nodig voor een agendapunt? Bespreek dan het betreffende onderwerp met de persoon in kwestie buitenom de vergadering. Advies: vergader niet langer dan een uur. Na een uur neemt het concentratievermogen af.
Tip 3. Maak een actielijst
Een goede vergadering levert altijd een lijstje met actiepunten op. Bepaal daarom van tevoren wie de voorzitter is (deze stuurt op actiepunten en verdeelt ze) en wie de notulist (schrijft de actiepunten op). Koppel een naam aan elk actiepunt, zodat diegene weet wat er wanneer verwacht wordt en je hierop terug kunt vallen. Zorg voor een goede verdeling en leg niet teveel actiepunten bij één persoon neer.
Tip 4: Voorkom afleiding
Afleiding kan er logischerwijze voor zorgen dat een vergadering inefficiënt verloopt. Misschien een open deur, maar te vaak komt het voor dat de volgende tips niet worden toegepast. Leg je mobiel weg en zet deze op stil. Gebruik je een laptop of tablet, sluit dan de overbodige programma’s. En ook eten tijdens een vergadering leidt af of kan anderen storen. Vergader je rond lunchtijd, plan dan een half uur pauze in.
Tip 5: Vergader eens staand
Ja, staand vergaderen. Het zal in het begin misschien wat oncomfortabel en onwennig aanvoelen, maar je vergadert er efficiënter door! Je zult merken dat je korter van stof bent, doelgerichter overlegt en sneller besluiten neemt. Het zorgt bovendien voor een andere, nieuwe dynamiek onderling én je bent meer in beweging. We zijn benieuwd naar jouw ervaring!
Tips delen of op de hoogte blijven?
We zijn benieuwd naar jouw tips om efficiënter te vergaderen. Deel ze met ons en de ondernemers bij MijnFlexPlek En wil je op de hoogte blijven van onze tips en nieuwtjes, of ben je op zoek naar een geschikte vergaderlocatie of een ruimte voor een bijeenkomst, presentatie, workshop of training? Bezoek ons dan eens vaker op www.mijnflexplek.nl en volg ons via LinkedIn en Facebook.
