We vergaderen heel wat af. Het liefst vergaderen we om alles, terwijl dat lang niet altijd nodig is. Online én offline. Hoe organiseer je nou een vergadering waarbij iedereen de gehele tijd aandachtig blijft luisteren én actief deelneemt? Kortom: hoe zorg je er nou voor dat een vergadering zo effectief mogelijk verloopt? Om die reden hebben we een “effectief vergaderen checklist” opgesteld, waarbij 10 tips worden gegeven om de vergadering zo kort en duidelijk mogelijk te laten verlopen. Op zoek naar een vergaderruimte? Neem dan hier direct contact met ons op. We bespreken graag eens de mogelijkheden met je door.
Effectief vergaderen checklist: 10 tips
Voorafgaand aan de vergadering
1. Bepaal of een vergadering noodzakelijk is
Wat is het doel van de vergadering? Is het echt nodig om met elkaar om tafel te gaan zitten of kan je het ook gewoon in de wandelgangen bespreken? Je wilt immers geen tijd verspillen. Niet je eigen tijd, maar al helemaal niet die van een ander!
2. Breng in kaart wie er bij de vergadering aanwezig moet zijn
Niets is zo vervelend als er te veel mensen bij een vergadering aanwezig zijn. Sommigen verdoen hun tijd en luisteren maar half, omdat het weinig met hun functie te maken heeft. Nodig daarom alleen deelnemers uit die er toe doen. Die verantwoordelijk zijn óf waarvan je graag hun mening wilt hebben.
3. Kies het juiste tijdstip
Vreselijk: aan het eind van de middag nog een lange en belangrijke vergadering. Daar zit niemand op te wachten. Plan een vergadering daarom liever ’s ochtends in. Dan is iedereen nog scherp en heeft nog veel energie. Een vergadering op vrijdagmiddag om 16:00 uur? Dat kan je vergeten…
4. Maak een duidelijke agenda van tevoren
Hierdoor weet iedereen wat er tijdens de vergadering besproken gaat worden. Mochten er onduidelijkheden zijn, dan kunnen die vóór de vergadering al getackeld worden. Daarnaast kan iedereen, tijdens de vergadering, precies zien wat er nog besproken gaat worden.
5. Kies de juiste locatie, opstelling én benodigdheden
De locatie is cruciaal. Niets is zo vervelend als je tijdens de vergadering gestoord wordt door anderen. Denk bijvoorbeeld aan een vergadering in een kantoortuin: iedereen kan meeluisteren en er is veel geluid. Kies liever voor een afgesloten vergaderruimte. Heb je de locatie gekozen? Ga dan eens kijken naar de vergaderopstelling. Wil je in U-vorm vergaderen of toch liever in carréopstelling? Welke benodigdheden heb je nodig? Een digibord, beamer of scherm? Zorg dat je dit van tevoren bepaalt en regelt. Niets is zo vervelend als dat tijdens de vergadering nog geregeld moet worden.
6. Wijs een notulist aan
Ga je de maand erop nogmaals vergaderen? Bingo! Je weet, dankzij de notulen, precies wat er besproken was de vorige keer. Ideaal voor de kleinere details, maar ook om te kijken wie er aanwezig was tijdens de vergadering. Heb je wekelijks een overleg? Kies dan iedere week een nieuwe notulist én voorzitter! Dat houdt iedereen scherp. Wel zo fijn, toch?
Tijdens de vergadering
7. Schaf de rondvraag af
Dat scheelt én tijd en het zorgt ervoor dat er niet eerst over koetjes en kalfjes wordt gepraat. Hierdoor blijf je alleen bij de belangrijke onderwerpen, want dat is nou eenmaal waarvoor je een vergadering hebt ingelast.
8. Bespreek alleen belangrijke en relevante onderwerpen
Doe je dit niet, dan haakt de helft waarschijnlijk af. De vergadering gaat dan te lang duren, waardoor de belangrijke onderwerpen op de achtergrond raken en dat is het laatste wat je wil.
9. Laat deelnemers eerder gaan
Het kan best zijn dat een aantal deelnemers, tijdens het laatste stuk van de vergadering, niet meer van toegevoegde waarde zijn. Gaat het laatste stuk van de vergadering over sales? Laat die ICT’er dan eerder gaan. Zo behoud je alleen de deelnemers die relevant zijn voor het desbetreffende onderwerp én kan die ICT’er gewoon verder met zijn werk.
Na de vergadering
10. Evalueer de vergadering
Niets is zo belangrijk als evalueren. Wat vonden we van de vergadering? Wat ging er goed en wat ging er slecht? Wat kunnen we de volgende keer anders doen? Door dit bespreekbaar te maken, kan er de volgende keer nóg effectiever vergaderd worden.
Effectief vergaderen checklist: die heb je nu! Lijkt het jou daarnaast handig om een duidelijke agenda voor een vergadering te hebben, maar weet je niet waar je moet beginnen? We bieden je een gratis voorbeeld. Klik hier om naar de blog te gaan.
